如何进行合法有效的内部反腐败调查？

导语：随着内部调查重要性及必要性的凸显，现在开展内部调查的企业也越来越多，但是，很多企业的合规调查并没有做到完全遵守法律和必要的程序，造成内部调查涉嫌违法、污染证据或是取得的证据无法在诉讼等程序中使用的情况。今天我们即推送企业如何“合法”“有效”地开展内部调查。

公司内部调查是加强风险管理和内部控制以及弥补损失的重要途径。一般来说，企业在政府执法、收到内部举报、出现审计异常和非正常商业运营时会启动公司内部调查。

公司在内部调查结束后，如果调查报告显示确实存在腐败或商业贿赂，则需要采取相关的应对措施，例如进行相关的人事处理、决定是否向监管机关检举、披露等。此外，在公司采取相应的应对措施之后，还有可能面临后续问题。例如，公司将涉嫌商业贿赂的员工辞退之后，可能会发生劳动仲裁或其他人事纠纷；监管机关决定对此开展进一步调查，或要求公司提供有关证据。

为确保公司在面临上述可能发生的状况时能够适当、从容的应对，以合法方式开展调查，取得合法有效的证据就变得尤为重要。

1、明确公司内部合规调查的目的

公司在开展内部合规调查之前首先要明确调查目的，以便在调查和取证的过程中能够有的放矢，以免发生事倍功半的情况。

具体而言，公司开展内部调查首先应先行判断证据的用途，是用于民事范围（劳动仲裁或民事诉讼），还是被用于刑事调查。因为前述两个领域对于取证的主体、程序、证据的证明力要求均存在较大的差异。一般而言，如果确定被调查的员工涉及刑事犯罪，则应尽量缩小取证工作范围，尽快移交司法机关立案调查。如果被调查的员工只是违反了公司的规章制度，公司准备依照内部规章对员工进行处罚，则需要公司对被查事项自行取证，合法取得的证据也可以在未来可能出现的例如劳动争议中使用。

2、涉及刑事犯罪的公司内部调查

如果公司调查事项可能涉及到刑事犯罪，则需要谨慎取证。在刑事案件中，由司法机关按照刑事程序调取的证据才具有完整的法律效力。公司收集的证据仅需要达到有证据证明“有犯罪事实发生，需要追究刑事责任”的提请立案标准。在此过程中公司如果开展过多的主动性调查，有时反而会导致相关证据失去刑事证明力。但与此同时，如果不向司法机关提供必要的证据，在实践中又将面临立案难的现实。通常，公司需要进行一定的内部调查，收集到较充分的证据，才能促成案件的顺利立案、侦查。公司应聘请有丰富刑事经验的调查律师，进行合理的内部调查。

虽然在涉及刑事犯罪的调查中，公司承担的取证工作范围较小，但是仍需特别注意以下问题：

总体而言，公司对“有犯罪事实发生”负有举证责任。因此公司在决定提请立案前，需要收集证据证明员工的行为涉嫌犯罪且给公司造成了损失，并且需要证明损失数额达到了刑事立案的标准，这样有利于司法机关启动立案侦查程序。

其次，对员工可能涉及商业贿赂犯罪的调查中，公司在调查中要注意收集单位是否承担责任的证据，例如公司是否有明确的反腐败规定，内部审批机制是否完备，员工实施行为时是否规避了公司的正常监管，公司管理层是否默许员工的腐败行为等。

再者，公司要妥善保管证据。对于员工可能涉及刑事犯罪的证据，公司要注意妥善保存与案件有关的所有证据，防止被篡改、销毁，并根据司法机关的要求及时提供。如果故意损毁、隐匿证据，则可能会涉及“帮助毁灭、伪造证据罪”等刑事犯罪。

3、涉及民事责任的公司内部调查

民事诉讼中的举证责任采取“谁主张谁举证”原则，尤其是劳动纠纷中更加强调公司的举证义务。对此，公司调查中需要注意证据的客观、完整、关联性，并根据不同类型证据的特点开展取证工作。

民事诉讼中的证据种类包括“当事人陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录”八类，针对不同类型的证据，取证要求也有所区别。在公司内部调查时，上述证据类型中经常出现的证据主要包括邮件、电脑文件、访谈录音、工作计划、投影、演示材料、照片、会计报告（开支报告和收据）、发票和订单、访谈人笔录等。

一般情况下，只有合法获取的证据才能被法院采纳。证据是否合法涉及多方面的问题，包括取证主体、取证方式或手段、取证程序、证据形式、提交证据时限是否合法等。公司调取证据最需要注意的常见问题如下：

首先，公司要确保原始证据尽量密封保存，如果未来对证据存在异议，则可以提交法院对原始证据进行鉴定。对于公司内部的财务账目等证据，需要保持记录的完整性。

其次，电子数据的调取，应当由第三方技术人员进行，同时需对取证过程进行公证。在民事诉讼中，一旦对方对复制的电子数据提出异议，实践中对此往往做出不利于取证方的裁判。但是，如果相关的取证工作能够由第三方技术人员进行，且全程进行公证，则相关证据在实践中多能得到裁判者的认可，对方即使提出异议，也多因缺乏合理性而被排除。

第三，未征得对方同意的录音、录像证据具有法律效力，但取证中需要注意操作方式。访谈是公司内部调查的一个关键环节，其对还原事件、确认事实到提出合适的法律建议是必不可少的，因此访谈录音作为证据的可采性也是非常重要的。公司在对员工职务行为进行访谈过程中偷偷做的录音录像，其合法性一般能够得到法院的确认。但需要特别注意的是采用偷偷录音、录像方式取证不能使用间谍设备、不能采用窃听手段，否则公司的行为本身可能违反相关法律法规，将受到行政处罚甚至刑事处罚。同时，如公司为美国公司，应综合考虑录音录像取证对于其法律保密特权（Privilege）的影响，慎重考虑通过录音录像的方式取证。

第四，公司制作的访谈笔录，应当要求被访谈对象签字确认。在中国法项下，访谈笔录需要被访谈人签字确认后才具有证明力，否则作为单方的记录，即使笔录由公司聘请的律师制作，由于律师与公司存在利益关系，一旦被访谈人对于记录内容予以否认，则该笔录的真实性往往不被认可。与此相反，如果访谈笔录能够由被访谈人签字确认，则在没有反证的情况下，一般均能够被认为具有完整地的证明力。同时，如公司为美国公司，应综合考虑法律保密特权来决定访谈笔录是否应由被访谈人签字。

第五，除了上述电子证据和录音证据，公司内部调查还涉及其他证据的收集，例如会计报告、订单及发票、开支报告及收据等。这些证据的获取虽然没有电子证据困难，但是为确保这些证据的合法性及有效性，收集该类证据时也应当注意法律规定的流程，形式上也需符合相关规定。

第六，为了增加该类证据的证明力，尽量调取原件，如果复制件存在瑕疵，法院在结合案件其他证据，对待证事实予以综合判断后，仍有可能认为该瑕疵复制件不具有证据证明力，从而不被采纳。

4、内部调查取证中其他常见问题

除了上述针对刑事、民事领域进行调查取证应当注意的特别问题外，公司内部调查取证还应当注意保护商业秘密、个人隐私与国家秘密。

中国已经形成了保护商业秘密的法律框架，侵犯商业秘密有可能面临行政处罚、民事诉讼，甚至刑事诉讼。在公司内部调查中，对公司而言，平衡信息披露和公司商业秘密保护是一个重要的问题。“证券调查及反商业贿赂调查可能存在严格的保密义务，违反保密义务可能导致公司高管以及董事会成员面临被起诉的风险，因此有必要确定在公司内部以及对外进行披露的范围，为避免违反披露限制的风险，比较有利的做法是由公司主动向调查机关通报需获悉该调查事宜的人员名单，遵守监管机构的要求”，从而避免违反保密或披露义务。而对参与调查的第三方主体，比如律师和会计师和电子取证专家，如果在调查中获得或知悉公司秘密，应当严格遵守职业道德规范，保护公司的商业秘密，避免公司商业秘密泄露。

针对我国目前关于个人信息及隐私权保护的法律框架以及立法趋势，公司内部调查如需收集公司员工相关信息时，应尽量获得被收集员工的同意。具体来说，可以通过事前的书面同意来收集员工个人信息；也可以通过协议，比如劳动合同、内部规章制度、确认函、书面授权等方式收集；对通过公开渠道（如媒体、网络等）获得的个人信息，应记录来源，保存相关证据（如网页信息、截屏等）。在收集了员工个人信息后，要对其员工信息采取适当的保护措施，避免员工信息被窃取或泄露。如果需要将员工信息转移至第三方时，应当再次获取员工的同意，对于一些特殊行业，转移个人信息可能受到其他限制，例如根据中国人民银行的一则通知，“除法律法规及中国人民银行另有规定外，银行业金融机构不得向境外提供境内个人金融信息”。

中国对于窃取、泄露国家秘密实施了严格的刑事和行政制裁，但是相关的法律法规对于究竟什么是国家秘密的规定却十分宽泛和模糊，有时国有企业内部政策和程序也有可能被认定为国家秘密。公司在做内部调查时，可能会涉及国家秘密，或者不确定某类信息是否属于国家秘密，比如同某些敏感行业（例如电信、银行、信息技术、能源和自然资源）的国有企业或实体进行的交流或协议。在这些情形下，公司首先要做的是咨询中国律所，确定该等信息是否属于国家保密信息，并了解获悉该等国家保密信息是否会面临相关的法律责任，衡量该等法律责任的严重程度，再决定是否要进一步获悉该等国家秘密信息。最好的做法就是先在中国境内审阅文件。在中国律所澄清了是否涉及国家秘密之后，可以视情况将相关文件转移到境外。如果该相关法律对查阅该等文件的主体或查阅目的不作禁止性限制，那么外国公司法律顾问也可能前往中国审阅相关文件。





来源：湖南刑事实务
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