合规实务 | 反腐败合规调查的操作步骤

前 言

新《反不正当竞争法》全面开始实施后，面对新法下商业贿赂执法常态化、企业合规监管常态化趋势，反商业贿赂、预防员工职务舞弊及其他业务经营合规行为越来越成为企业管理的重中之重。

反腐败合规是较早产生的合规管理内容,属于合规管理体系的基础领域。一方面，对于企业内部发生的腐败行为，国家的监管与刑事追诉很难介人，并且追究的效率低下，另一方面，近年来，随着国家对企业反腐败的重视，行政追责和刑事追责对企业经营尤其是私营企业的经营影响重大，有时甚至决定了企业的生死。企业通过建立内部反腐败合规机制，将国家的外部监管转向企业的内部控制，使企业形成自我预防、自动监测、自主调查的合规风险内控机制。

同时，借助企业的内部监督、监测、举报、调查，既节约了国家的监督执法成本，又减轻或者避免了企业被追究行政责任或者刑事责任，遭受重大声誉影响，致使企业遭受致命性打击。为企业树立良好的社会公众形象,增强商业信誉，从而在市场中保持优势地位，确保企业的基业长青。因此，优化反腐败工作，预防职务犯罪是企业当下做好合规工作所需要关注的重点内容。

企业内部调查是指一个公司或商业组织对其内部事务进行查明的过程。其目的在于查明相关事实，以判断是否存在违反国际规则、国家法律法规、行业规则、公司或纪法政策的情形。本文将结合实际主要介绍反腐败合规调查的机制流程、方法，进而推广至广义合规调查的方式方法。

一、合规调查的基本原则

1.独立性原则。内部调查应保持独立，企业调查团队及调查人员应当依法依规独立地开展合规调查，查明案件事实，获取相关证据材料。无论是由内部合规团队进行调查还是委托外部第三方进行调查，调查团队的组成人员不应该包括那些与调查事项存在现实的利益冲突关系或者潜在的、可能的利益冲突的员工或高管。管理层的个别领导也不得随意干涉个案的调查活动，以确保合规调查的顺利开展。企业合规调查活动的开展情况由调查团队依规逐级汇报。

2.保守秘密原则。企业进行内部调查过程中，应保守所了解的国家秘密、个人隐私、商业秘密等，避免因泄露这些秘密导致新的法律风险。

3.合法性原则。内部调查收集证据要合法。如取证主体、取证手段、取证程序、证据形式等要符合法律法规的要求。

4.专属性原则。企业合规调查主体是独特的和唯一的，即企业合规调查的权利只能由企业依规组成的调查团队调查人员开展合规调查工作，其他企业任何人均不得擅自实施合规调查，以确保合规调查的严肃性和严谨性。

5.专业性原则。主要体现在两个方面：一是调查团队及调查人员的专业性，即对于不同的案件线索开展合规调查，要确保配置调查人员的素质和能力必须具备一定的专业性。二是调查方法的专业性，即调查人员在开展合规调查的过程中应当依法科学地适用各类调查方法，确保调查过程和结论的客观与准确。

二、触发合规调查的情形

反腐败合规调查大部分来自于商业贿赂，具体表现形式，除常见的以现金、佣金、借款等为媒介、易于辨识的商业贿赂表现形式外，还存在其他大量以看似合法、合理的形式掩盖腐败交易的情况。

在判断所给付之利益是否合法、合理、是否具有商业贿赂性质时，主要考虑三项原则：是否会影响企业获得交易机会或竞争优势；是否符合相关法律法规规定和程序；相关费用是否合理并如实入账。

实践中以合理形式掩盖商业贿赂目的的常见类型如下：

(一）回扣、手续费

如实入账的折扣、佣金，并未予以禁止。而回扣，则是指经营者销售商品时在账外暗中以现金、实捐助或者其他方式退给对方单位或者个人一定比例的商品价款。但“如实入账”的也并非都不属于商业贿赂，比如借助会计的“其他应收款”及“其他应付款”科目，以各种名义将款项使用权转移，同时移转该笔款项尊息的所有权，该等挚息便存在被认定为商业贿赂的可能。

(二）礼品

商业活动中馈赠礼品的行为，如超过正常商业礼仪的必要限度，则可能被认定为商业贿赂。《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》第八条规定，“经营者在商品交易中不得向对方单位或者其个人附赠现金或者物品。但按照商业惯例赠送小额广告礼品的除外。违反前款规定的，视为商业贿赂行为”。

(三）招待

招待活动是企业经营必不可少的组成部分。若招待活动涉及以下情形，那么就有可能被判定为商业贿赂：

1.招待是为了谋求特殊待遇、企图获取不当利益回报为目的；

2.为被招待方配偶、子女、伴侣、其他家庭成员或与当次业务无关的其他同行宾客支付费用；

3.在招待过程中直接或间接地向被招待方直接支付现金或现金等价物，以作宾客支付费用：

4.提供超过本企业员工同等待遇的交通协助、住宿、餐饮；

5.招待项目价值过高或过于奢华；

6.娱乐活动包括不适当的内容，如提供赌博、毒品、类毒品，以及其他可能被视为不道德的项目；

7.违反被招待方或其所在单位关于接受招待的相关制度。

（四）商业赞助和公益捐赠

商业赞助指企业赞助第三方主办、组织、协调或支持的事件或活动、若商业赞助涉及以下情形，则存在被判定为商业贿赂的可能性：

1.接受赞助的主体非合法设立或无相应资质，或存在违规制裁记录或公开的负面信息，且经核实仍无完整有效的合规体系管控相关风险；

2.缺乏正当理由的情况下，将个人作为接受赞助的主体、将政府部门作为接受赞助的主体、向处在业务敏感期的商业合作伙伴提供商业赞助、不签署具有法律效力的赞助协议等；

3.不能公开展示获得的赞助权益和其他情形。

(五）人员聘用、租赁、合同的签订、招标投标等

为获取、维持业务或商业行为中的不当利益，向利益相关方如官员，客户或其近亲属或关系密切的人提供利益，或利用职务之便交换利益等行为，均存在被认定为商业贿赂的风险。

此外，企业管理人员和员工利用职务之便，以权谋私，侵占公司利益的员工职务舞弊也呈高发态势，需要引起重视，常见的情形如收受好处，串通招投标，勒索企业，违规收受报酬，利益冲突、侵占公司资产、财务报表作假等。因为是内部人违规违法，具有隐秘性、长期性、难以防范等特点。

根据国际反舞弊注册师协会调查，平均而言，企业销售收入中有5%因为员工职业舞弊而损失。部分企业管理者以“水至清而无鱼”的观念容忍甚至放纵了员工职务舞弊，不但导致企业承担了高额财务损失，而且毒化了企业的廉洁风气，需要企业改变观念，根据公司的经营实际，建立调查机制，打击此类侵吞企业利益的经济犯罪。

三、合规调查的步骤

合规调查一般包括四个环节步骤：初步评估、制定方案、实施调查、形成报告。

（一）初步评估案件线索，决定是否调查

一般情况，合规调查部门收到问题线索后，应当进行初步评估，决定是否开展调查并确定调查方式，可以从以下方面进行初步评估：

1.是否属于合规调查的范围；

2.初步判断举报信息的可信度：并非所有的举报都是真实的。结合线索的来源、举报人的身份及举报内容本身的真实程度来判断举报是否有可信度。一般来说，举报越具体，细节越充分，真实的可能性也越高，也就更值得进一步调查。实名举报真实性更强。

3.是否有明确的举报对象；

4.是否有明确的违规事件；

5.举报对象与违规事件之间是否有明确的关联关系；

6.是否已经有证据或者有可能收集到证据。

初步评估的结论通常有以下四种情形：

1.对于问题轻微、苗头性倾向性问题，可通过谈话、函询的方式等方式“红红脸、出出汗”，防止小毛病演变成大问题；

2.对于举报内容具体，举报对象明确，初步证据充分，启动初步调查程序进而进行二次调查；

3.举报信息不完整、存疑，不符合调查条件可以暂存待查（进一步收集信息后再做出决定）。

4.对于举报内容简单，明显失真可直接做出决定的，予以了结。

需要注意的是，无论采用何种办法，都应该对举报者身份采取严格保密的态度，建立避免举报者被报复的宽松保护环境。

（二）制定方案

合规调查部门应当主持召开专题会议，集体研究确定调查方案。方案是调查工作的实施依据和行动纲领，必须严格遵照执行，不得擅自更改。

调查方案一般包括主要问题、总体思路、调查措施、安全预案、调查团队确定及人员分工和办案保障等几个部分。具体需要从以下方面予以注意：

1.反映问题要全面。包括线索涉及的主要问题，紧扣违规违法的构成要件，简要概括已掌握的违规违法事实和相关证据材料，包括事实发生的时间、地点、动机、数额、手段、后果等。重点写需要查清的问题，可将举报线索排序，明确需要查证事实的重难点，形成“战区图”，并提出相应的策略方法，为审查调查指明方向和路径。

2.工作思路要清晰。包括工作的总体原则、时间节点、具体任务，要树立“一盘棋”思想，加强统筹谋划。如确定调查范围；需要收集哪些证据材料（如文件、物理证据、电子邮件等）；需要跟线索提供人、相关知情人、专家、调查对象中的哪些人面谈；需要用到的调查方法和措施；整体调查活动的时间顺序；涉案财务的保管处置程序，确定专人保管；调查团队成员名单等。

3.调查团队要确定。经批准成立内部或外部调查团队。

内部调查团队包括法律事务部、内部审计部、人力资源部、内部控制部和安全保卫等部门组建的联合调查团队。内部调查人员的选择应综合考虑调查人员的个人能力、调查人员的专业知识背景和时间分配等。同时应避免团队成员与案件有利益冲突。

外部调查团队，根据案件的复杂程度、敏感性，企业可以选择外部专业调查机构进行调查。对外部调查机构的选择，应选择有合法资质，有合法最新的调查工具，有丰富调查经验的机构。避免因调查机构的违规行为包括在调查过程中使用非法的调查手段、侵害调查对象的合法权益、对调查对象进行恐吓、威胁等，给企业造成声誉影响。

4.人员分工要明确。对于启动调查程序的案件，一般下设综合组、谈话组和外查组等，明确分工，各司其职，形成工作合力。合规调查组办案人员承担的具体任务可在谈话方案和外查方案中进一步细化和明确，防止发生分工不明、责任不清的现象。

5.调查方案需要因地因时制宜，对调查严格保密，避免打草惊蛇，既需要达到调查目的，又要实事求是，不能矫枉过正。

（三）实施调查

一般而言，合规调查一般通过以下方式收集证据：

1.文件审阅。对与案件有关的书证、资料、电子数据等证据材料的收集和审阅。文件审阅过程中注意随时分析被查事项的严重程度、相关人员存在舞弊行为可能性、被调查事项的性质等，预判审阅哪些文件可能收集到所需的证据，并据此调整调查方向，确定进一步调取的文件范围，避免无效工作。

2.账目审阅。对公司相关财务收集背后的实质性问题进行全面审查。例如财物收支的审批流程是否完善、财物的用途是否存在可疑、对应的合同是否实际履行、报销发票内容是否合理等，并对相关人员进行谈话。

3.背景信息调查和关系梳理。通过实地走访、工商信息查询、公开信息检索、人员背景调查等工作，获取对违规行为的全面了解。

4.第三方调查。通过对外部供应商、客户、经销商、分销商等第三方的贪腐、舞弊等不合规行为的调查，为公司内部调查提供信息、证据的突破口。

5.调查访谈。通过对被调查人的询问，获取有关违规违法行为的信息，形成访谈或询问笔录，并由被调查人员签字确认。

（四）形成报告

在合规调查实施后，调查团队应当及时制作并形成书面的调查报告。调查报告的内容应当集中于调查中发现的事实情况，并提出处理建议。一份好的调查报告应当是简明扼要、重点突出的，往往使得独立的第三方在阅读之后较快了解案情，跟随调查的主要脉络进一步厘清案件事实。

一般而言，一份合格的合规调查报告主要包括：案件线索信息、调查前期的审批流程、合规调查过程及结果、相关证据、调查结论及处理建议等。需注意，对于举报失实的，应及时建议管理层及时予以说明和澄清，以免给受调查的企业员工带来巨大心理压力和工作困扰。

结 语

通过上述分析可知，企业合规调查对于调查的范围、流程、内容及方法均有较高的要求。如果合规调查的工作方法得当、结论切中要害，势必对于企业的合规管理工作形成事半功倍的效果。

来源：子象 ；作者： 梁枫 何勇 赖福建
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