合规管理中维护和保存记录的重要性

时间：2022-07-27 10:55:29 浏览：280

合规管理由许多关键功能组成，每个功能的重要性各不相同。其中维护和保存记录是经常被低估的两个重要领域。严格的维护和保存记录措施是有效合规和风险管理框架基础的一部分。尽管新兴的IT技术可以帮助合规发展，但很容易忽视基础的合规建设内容。人们常常忘记，维护和保存记录长期以来一直是保持合规框架的核心；两者都在确保公司遵守法规和避免监管制裁方面发挥着至关重要的作用，同时帮助客户将最关注的内容置于政策制定的中心。

维护记录

维护是一个广泛的术语，涵盖了一系列不同的活动。正如人们应该对汽车进行维护避免其发生故障，或对机械进行维护以使其继续以预期的方式工作一样，将维护纳入有效的治理、风险与合规计划（GRC）也至关重要。以下是一些应该纳入定期维护的重点领域:

a 产品

公司应该致力于提供以客户为中心的产品，以满足消费者的需求、兴趣、目标和期望，而产品生命周期的一个关键要素是产品维护。一旦产品完成并投放市场，定期维护至关重要。在整个产品生命周期中定期进行产品审查和维护有助于确保产品在其生命周期中仍按预期运行。以金融行业为例，在某些司法管辖区，监管机构和公司在产品生命周期内共同负责金融产品的设计、分销和维护。未能进行适当的产品维护可能会导致产品过时并容易受到风险影响，以及带给客户较差的服务体验。

b 政策/程序

定期审查和维护政策及程序使公司能够及时了解最新法规、技术变化和整个行业的最佳实践。银行、金融技术、医疗保健/制药、石油和天然气等高风险或高度监管行业的公司应特别重视定期政策审查。此外，政策和程序应该是动态文件，其中核心要素通常保持不变，但实际操作会根据行业和法规的发展进行调整。鉴于合规部门日常监督的任务量庞大，很容易将政策和程序审查视为一种被动活动，但是，经验证明：主动的维护更能节省时间，提升工作效率。

c 培训

合规环境变化很快，因此必须定期维护员工培训。培训——无论是强制性的、全公司范围的还是针对特定团队、职能或部门的更专业的培训——都应定期审核，以确保员工满足法律对其的要求。未能保持员工培训可能会导致员工遵循错误的程序，没有意识到潜在的威胁或风险，或者提供糟糕的客户服务，所有这些都可能导致潜在的监管制裁或声誉损害。

不仅仅是培训的内容，培训本身的设计也很重要。我们都知道，培训有时被认为是一种简单的打勾练习，员工并不总是完全投入。定期审查提供培训的方式有助于保持较高的参与度并提高信息保留率。尤其是网络学习，由于其互动性，它已成为传播培训内容的一种流行方式。

记录保存

维护和记录保存齐头并进。某些数据必须被安全可靠地记录和存储，但在审查或维护政策或进行调查时，重要的是要记录所做的事情和原因。如今，合规和风险管理异常复杂，监管机构、客户、股东和其他利益相关者的审查越来越严格。因此，为避免潜在的监管执法行动，公司必须采用有效的记录保存流程，以确保数据和信息安全存储并保持更新。

健全的记录保存计划涉及整个公司。从入门级到高级管理人员和董事会级别，所有员工都必须了解其组织的记录保存政策，此外还要以安全可靠的方式存储数据。

对于合规官，他们有责任确保公司全体遵守其记录管理政策，并且这些政策相关的任何记录保留的时间表均要符合法律要求。

像维护一样，记录保存是一个广泛的领域。关键考虑因素包括：

员工培训记录，以确保他们已通过所有必要的培训模块

客户识别记录

合规调查日志

向执法/政府机构披露记录

审核结果和任何后续行动

政策和流程，包括任何修改的记录

举报热线的报告

证明对合规计划进行任何修改的文件

为了有效地维护记录，应建立记录保存或记录管理系统。记录管理系统的目的是存储和跟踪与合规相关的文件、政策和程序。一个有效的系统将有助于确保满足监管要求，任何文件证据都易于获得并减少风险。