河北省餐饮服务许可档案规范(试行)

河北省食品药品监督管理局关于印发《河北省餐饮服务许可档案规范（试行）》的通知 （冀食药监餐饮〔2014〕51号） 各设区市食品药品监督管理局，定州、辛集市食品药品监督管理局，华北石油管理局卫生处： 　　为加强和规范全省餐饮服务许可档案管理工作，根据《餐饮服务许可管理办法》、《河北省行政许可案卷标准（试行）》，省局制定了《河北省餐饮服务许可档案规范（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。 河北省食品药品监督管理局 2014年2月17日 　　河北省餐饮服务许可档案规范（试行） 　　第一条　为规范全省餐饮服务许可档案的归档、立卷和查阅工作，提高餐饮服务许可档案管理水平，特制定本规范。 　　第二条　餐饮服务许可档案，是指食品药品监督管理部门在实施餐饮服务行政许可工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的记录。 　　第三条　各级食品药品监督管理部门负责本行政区域内餐饮服务许可档案的管理工作。上级食品药品监督管理部门对下级食品药品监督管理部门的餐饮服务许可档案管理工作进行检查、指导。 　　第四条　餐饮服务许可档案实行一案一卷、一卷一号制度。 　　第五条　餐饮服务许可档案归档范围及排列顺序： 　　（一）案卷封面； 　　（二）卷内文件目录； 　　（三）行政许可证件、决定及回执； 　　（四）申请书及申请人提交的相关申请材料； 　　（五）申请材料接收、补正材料通知书及受理或者不予受理许可申请的书面凭证； 　　（六）行政机关对申请材料、现场进行审查形成的文书； 　　（七）听证或陈述申辩相关材料； 　　（八）行政机关延期办理的文书。 　　第六条　餐饮服务许可档案整理方法： 　　（一）卷内文件材料应按照办理进程所形成文件材料的时间顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性、批复性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。 　　（二）在餐饮服务许可证使用期内，变更和补发的资料归入该申请人本使用周期申办档案内，其档案按形成时间先后顺序排列。 　　（三）餐饮服务许可档案保管期限为30年。 　　（四）卷内文书应当使用正式打印文本或钢笔、签字笔或毛笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。 　　（五）卷内目录填写规范，档案装订无金属物，并符合档案法的相关要求。 　　（六）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。案卷封面、封底、卷内目录以及没有文字的材料页面不编写页号。 　　（七）不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，应在备考表中注明。证物袋上应注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。 　　（八）纸张无破损，破损文书应修补或复制。卷内文书材料应统一使用A4型纸，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。 　　（九）案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂改的原因及理由。 　　第七条　档案装订采用左侧装订，装订时将所有资料靠左、下方对齐。档案装订时使用统一的餐饮服务许可案卷封面（见附录一）和卷内文件目录（见附录二），并放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。 　　第八条　档案装订一律在左侧，应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160毫米，中孔到边孔长度80毫米，卷脊装订线的垂直距离为15毫米。案卷要用绳子装订好，结头放在案卷后面。 　　第九条　餐饮服务许可档案应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。 　　第十条　档案管理应由专职或兼职档案管理人员负责管理。 　　第十一条　餐饮服务许可档案是餐饮服务许可审批全过程的原始记录，未经批准任何人不得复制。借阅应严格按要求履行借阅登记手续。 　　第十二条　外单位人员因公需查阅餐饮服务许可档案时，应持单位有效证明文件，经主管领导批准后方可查阅，但不得将档案带离档案室。 　　第十三条　餐饮服务许可档案应设专用档案库房保存，并保持适当的温度、湿度，库房门窗要坚固，要有防盗、防火、防鼠、防蛀等安全措施。 　　第十四条　档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。 　　第十五条　档案保管期满后，应由食品药品监督管理部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制销毁清册。 　　第十六条　销毁餐饮服务许可档案应经本单位负责人同意，并在档案销毁清册上签署意见。 　　第十七条　销毁档案应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。 　　第十八条　本规范适用于全省各级食品药品监督管理部门餐饮服务许可档案的管理工作。 　　第十九条　本规范自公布之日起实行。 　　附录一： 餐饮服务许可案卷卷宗 （封面） 　　　　　年度第　　号 　　行政许可项目名称：　　　　　　　　　　　 　　设　 定　 依　据：　　　　　　　　　　　 　　法 定 实 施 机关：　　　　　　　　　　　 　　申 请 人 名 称：　　　　　　　　　　　 　　本机关受理时间：　　　　　　　　　　　 　　本机关决定时间：　　　　　　　　　　　 　　许　可　证　号：　　　　　　　　　　　 　　归档日期：　 年　月　日 　　附录二： 　　卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题　　　 名 日 期 页 号 备 注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　　卷内文件目录填写说明： 　　1、文号：文件的发文字号。 　　2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般填写全称或通用简称。 　　3、题名：文件标题，一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号。 　　4、日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0”；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如20010801 。 　　5、页号：每份文件材料的起始页码，最后一份文件材料要注明终止页码。 　　附录三： 　　准予行政许可决定书 　　编号： （申请人名称：） 　　你单位于　　年　　月　　日向本行政机关提出（行政许可事项名称）的申请，本机关于　　 年　　月　　日依法受理，经审查，符合法定条件、标准，根据《中华人民共和国行政许可法》第三十八条第一款、《餐饮服务许可管理办法》第　　条第　　款第　　项的规定，本行政机关决定准予你单位行政许可。 　　本行政机关将于作出本决定之日起　　日（最长10日）内向你单位送达《餐饮服务许可证》。 （行政机关印章） 　　年　　月　　日 　　注：本决定书一式两份，申请人、决定机关各存一份。