企业合规 | 上市公司股东大会常见合规风险

上市公司股东大会，在很多公司看来没有什么技术含量，甚至仅仅是走一遍过场；但作为公司治理的一种实践形式，股东大会对程序的合规性要求极高。看似平平无奇的一场会议，实则处处布满合规风险的暗雷。

为了帮助大家识别上市公司股东大会的合规风险，作者通过梳理已公布的上市公司股东大会违规案例，从案例中提炼出上市公司股东大会中容易被忽视、却频频中招的合规风险予以提示，有则改之、无则加勉。

违规案例1：股东大会通知存在重大遗漏

根据《中国证监会行政处罚决定书》（〔2017〕48号）,广西慧球科技股份有限公司披露的议案，均只有议案标题，而无任何具体内容，存在重大遗漏。

合规建议：

股东大会通知主要包含两个合规要点：一是通知的时间，二是通知的内容。年度股东大会提前20天、临时股东大会提前15天通知（“去头不去尾”），这个时间一般都能把握，但通知内容的完整性却很容易被忽视。

根据《上市公司股东大会规则》的规定，股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容，以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。因此，上市公司应当充分披露待股东大会表决议案的内容。但上述案例中违规主体只披露议案标题、未披露议案内容，构成了重大遗漏。卓建律师提示，股东大会通知等会议文件必须依法披露，必须真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

违规案例2：变更股权登记日

根据深圳证券交易所《关于对孚日集团股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2018]第174号）,该公司披露《关于召开2018年第二次临时股东大会的通知》，称拟召开的2018年第二次股东大会的股权登记日为2018年9月7日。2018年8月29日，披露《关于召开2018年度第二次临时股东大会的通知的更正公告》，称上述股东大会的股权登记日由2018年9月7日修改为2018年9月6日。

合规建议：

实践中，看似很不起眼的股权登记日，却很容易成为上市公司发生违规的导火索。把握股权登记日，主要有两个合规要点：一是股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日；二是股权登记日不得变更。

鉴于股权登记日系由上市公司自主决定，因此很容易产生误解，上市公司也可以结合具体情况来变更股权登记日。实际上，股权登记日能否变更，在法律理论界也一直存在争议，可以说允许股权登记日变更也具有一些现实的合理背景。但根据现行《上市公司股东大会规则》的规定，股权登记日一旦确认，不得变更。因此，律师建议在事务操作中还是需要严格遵守股权登记日不得变更的要求。

违规案例3：忽视股东提案权

根据四川证监局《关于对成都华泽钴镍材料股份有限公司采取责令改正措施的决定》,2018年3月23日，该公司董事会收到合计持有公司3%以上股份的股东北京康博恒智科技有限责任公司、深圳市聚友网络投资有限公司书面提交的2018年第二次临时股东大会提案。该公司董事会未在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，未公告临时提案的内容。

合规建议：

很多上市公司认为股东大会讨论什么事项是上市公司自己决定（往往是董事会决定）的事，因此很容易忽视法律所规定的其他主体的提案权。根据《上市公司股东大会规则》的规定，单独或者合计持有公司3%以上股份的普通股股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容。

卓建律师认为，股东大会提案权是《公司法》《上市公司股东大会规则》赋予符合条件的股东的法定权利，应当得到上市公司的尊重和保障。至于该股东的提案能否经股东大会表决通过是另一回事，切不能因为股东的持股比例低，对股东大会结果产生不了实质影响而直接忽视股东的提案权。

违规案例4：未在法定期限内取消股东大会

根据深圳证券交易所《关于对浙江康盛股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2018]第126号），浙江康盛股份有限公司（以下简称“康盛股份”）于2018年6月9日披露了《浙江康盛股份有限公司重大资产置换及支付现金购买资产暨关联交易报告书（草案）》及其摘要等重大资产重组相关公告，同时定于2018年6月25日召开第三次临时股东大会审议相关议案。但因康盛股份无法将重大资产重组中置出资产富嘉融资租赁有限公司的股权在股东大会召开前解除质押，康盛股份于2018年6月22日披露了《关于取消股东大会并延期审议相关事项的公告》，推迟审议原定于本次股东大会审议的各项议案，股东大会的召开日期及股权登记日另行通知。

合规建议：

自然日、工作日还是交易日，往往是一个让人头大的问题，在取消股东大会的时限计算中也不例外。

根据《上市公司股东大会规则》规定，发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不得延期或取消，股东大会通知中列明的提案不得取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少2个工作日公告并说明原因。《深圳证券交易所股票上市规则》规定，上市公司发出股东大会通知后，一旦出现延期或者取消的情形，上市公司应当在原定召开日期的至少二个交易日之前发布通知，说明延期或者取消的具体原因。

律师提示，上市公司如果有正当理由需要延期或者取消股东大会，需要在原定召开日期的至少二个交易日之前发布通知，而不是两个自然日。因此，上市公司会议程序和信息披露环节中要明确区分自然日、交易日并严格遵守。

违规案例5：董事、监事无故缺席股东大会

根据深圳证监局《关于对深圳市赛为智能股份有限公司采取责令改正措施的决定》，2016年至2018年，赛为智能共召开了20次股东大会，部分董事和监事未按规定出席股东大会，尤其是1名董事及1名监事自当选后从未出席公司股东大会。

合规建议：

上市公司董事、监事和董事会秘书是应当出席，而不是可以出席股东大会，这是一个不存在争议的问题。但实践中，部分人员缺席股东大会往往成为常态，特别是在没有监管机构或新闻媒体亲临现场监督的时候更为明显。

根据《上市公司股东大会规则》的规定，公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。因此，出席股东大会不仅是权利，也是法定的义务。

卓建律师提示，董事、监事不得无故缺席股东大会，如缺席工作原因或其他特殊原因无法参加的，也应当提前办理请假和解释说明的手续，而不能随意无故缺席；否则将承担相应的违规责任。

违规案例6：股东签字不齐全

根据重庆证监局《关于对奥瑞德光电股份有限公司采取责令改正措施的决定》,该公司2016年第三次临时股东大会，部分股东未在股东大会报到登记册上签字，部分股东未在表决票上发表意见但均作为同意票计算。

合规建议：

一般上市公司在自身《股东大会议事规则》中会规定参加会议的股东或股东代理人及其他与会人员应在会议登记册上签字；同时根据《上市公司股东大会规则》的规定，出席股东大会的股东，应当对提交表决的提案发表以下意见之一：同意、反对或弃权。

实践中，上市公司股东大会一般会特别注意所谓“外部股东”在签到册、表决票上签字完整性，但很容易忽视公司的董事、监事、高级管理人员或其他员工等“内部股东”的签字问题。卓建律师认为，股东大会程序并不是作秀给“外部股东”或新闻媒体看，而应是公司规范治理的真实体现，“内部股东”“外部股东”应一视同仁。对“内部股东”网开一面，往往会埋下隐患，一旦面对监管部门检查或诉讼纠纷，就会成一个被引爆点。

违规案例7：计票、监票无股东代表参加

根据深圳证券交易所《关于对黑牛食品股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2017]第182号）,该公司未推举两名股东代表参加公司2017年和2016年年度股东大会提案表决的计票和监票。

合规建议：

根据《上市公司股东大会规则》的规定，股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票和监票。审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监票。股东大会对提案进行表决时，应当由律师、股东代表与监事代表共同负责计票、监票。卓建律师认为，针对股东大会计票监票环节，有如下3个合规风险点需要关注：

一是成员，即计票人、监票人应由律师、股东代表与监事代表这3方主体共同组成。

二是回避，即审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人要回避，不得参加计票、监票。

三是股东人数，即应当有两名股东代表参加计票和监票，这是一个硬性的要求。

因此，笔者建议股东大会的计票人和监票人一般安排由2名股东代表、1名监事、1名律师等4人组成较为合适。

实践中，往往会出现如下误区和违规操作：

一是认为计票监票应由熟悉程序的人参加更好，比如公司的董事会秘书、证券事务代表、其他会务人员等。卓建律师认为，“专业的人做专业的事”固然有其合理性，但一定要特别注意“专业的人”是不是“适格的人”，比如证券事务代表、其他文秘人员是否具有股东身份。

二是担心来参加会议的“外部股东”对程序不熟或突发其他事件，比较忌讳让“外部股东”参与计票监票。卓建律师认为，一般有“外部股东”参加计票和监票，更能体现股东大会表决环节的公正性和透明性，“真金不怕火炼”，真正规范的股东大会应当经得起“外部股东”的考验。

三是认为董事长、总经理等高管虽然是股东，但是“身份高贵”，不宜做计票监票这样的“粗活”。卓建律师认为，在出席会议的股东人数较少的情形下，即使是老板，“该出手时也得出手”，而不能由其他不具备股东身份的人员“代劳”。

违规案例8：应当回避而未回避表决

根据广东证监局《关于对湛江国联水产开发股份有限公司采取责令改正措施的决定》,该公司于2015年5月15日召开2015年第一次临时股东大会，关联股东鲁承诚、吴丽青、赵红梅未对应当回避的议案进行回避表决，分别以其持股数79万股、10万股、2万股表决“同意”意见，并计入表决结果对外披露。

合规建议：

根据《上市公司股东大会规则》的规定，股东与股东大会拟审议事项有关联关系时，应当回避表决，其所持有表决权的股份不计入出席股东大会有表决权的股份总数。

回避表决，一直是大家重点关注的问题，因此不存在不重视的问题；若出现问题，往往是因为百密一疏。对此，只能不断强调，每次股东大会表决前请在心中默念三遍：回避表决！回避表决！回避表决！

违规案例9：未及时披露股东大会决议公告

根据深圳证券交易所《关于对宁波中大力德智能传动股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2018]第156号）,2018年8月10日，中大力德召开了2018年第二次临时股东大会。8月13日午间，中大力德披露《2018年第二次临时股东大会决议公告》。

合规建议：

根据《深圳证券交易所股票上市规则》的规定，上市公司应当在股东大会结束当日，将股东大会决议公告文稿、股东大会决议和法律意见书报送，经交易所登记后披露股东大会决议公告。因此，上市公司应当按照规定于股东大会结束当日，而不是次日或者更晚的时间报送披露。

实践中，很多上市公司董秘或证券事务代表因为不熟悉规则或者工作繁忙遗忘等原因未及时披露股东大会决议。律师提示，信息披露是上市公司规范治理的核心标准，真正内控规范的公司，不能仅仅依靠个人的记忆力，而应当从制度层面有效解决并防范此类“失误”。

违规案例10：股东大会决议未单独披露中小投资者表决情况

根据山东证监局《关于对山东龙力生物科技股份有限公司采取责令改正措施的决定》，该公司在《山东龙力生物科技股份有限公司2017年度股东大会决议公告》中，未对中小投资者选举公司董事、监事议案的投票表决情况进行披露。

根据上海证券交易所《关于对诺德投资股份有限公司和有关责任人予以监管关注的决定》，该公司召开股东大会审议通过了增资深圳诺德融资租赁有限公司等关联交易议案。但该公司在披露股东大会决议公告时，未按规定对中小投资者的投票情况进行单独计票并披露。

合规建议：

根据《上市公司股东大会规则》的规定，股东大会审议影响中小投资者利益的重大事项时，对中小投资者的表决应当单独计票。单独计票结果应当及时公开披露。因此，上市公司股东大会决议公告除了要披露总表决结果外，也要单独披露中小投资者的表决情况。

卓建律师认为，中小投资者的表决结果单独统计一般都会得到执行，但问题在于“做了”是否“让人知道”。因此，相关人员要严把股东大会决议等公告文件的复核关，切记避免因为套用模板而遗漏披露。

违规案例11：股东大会会议记录不规范、不完整

根据辽宁证监局《关于对神雾节能股份有限公司采取责令改正措施的决定》，该公司部分股东大会会议记录未记载出席或列席会议的董事、监事、经理和其他高级管理人员姓名，未记载律师及计票人、监票人姓名，未记载针对每一提案的发言要点。

合规建议：

根据《上市公司股东大会规则》，完整的股东大会会议记录应当记载如下内容：（1）会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；（2）会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、董事会秘书、经理和其他高级管理人员姓名；（3）出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；（4）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；（5）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；（6）律师及计票人、监票人姓名；（7）公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。

卓建律师认为，鉴于股东大会会议记录并不需要对外公开披露，因此很多公司很容易产生敷衍了事或事后再补的想法。实际上，股东大会会议记录是对股东大会完整、原始的现场记录，其重要性不言而喻，特别是在股东大会程序或内容存在违法违规或其他争议的时候，会议记录往往会成为重要的证据。

违规案例12：见证律师身份不合法

根据广东证监局《关于对北京市XX律师事务所采取出具警示函措施的决定》，XX律师事务所委派未取得律师执业资格证书的人员以律师身份代替承办律师对通宇通讯2017年第一次临时股东大会和2017年第二次临时股东大会进行现场见证。

根据广东证监局《关于对XX律师事务所采取出具警示函措施的决定》，XX律师事务所委派未取得律师执业资格证书的人员以律师身份代替承办律师对黑牛食品股份有限公司2015年第四次临时股东大会、2016年度股东大会、2017年第一次临时股东大会进行现场见证。

合规建议：

上市公司应当聘请具有律师执业证的律师对股东大会进行见证。实践中，鉴于股东大会一般没有设置核查律师身份的环节，个别律师事务所为了省事简便，会采取委派实习律师、律师助理甚至实习生等不具备律师执业资格的人员参加上市公司股东大会见证。这也反映出很多律师对上市公司股东大会的重视程度不够。

卓建律师认为，由非执业人员进行股东大会见证，不仅违反了律师执业纪律，而且容易导致股东大会及出具的法律意见书的合法性存在重大法律瑕疵。因此，律师事务所应当勤勉尽责，委派2名持有律师执业证的律师出席并见证股东大会。

作者 | 刘中祥 

来源 | 卓建合规研究院上市合规中心

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