山西省环境保护档案管理办法

山西省环境保护局关于印发执行《山西省环境保护档案管理办法》的通知 （晋环发[2006]51号） 局机关各处室、各直属单位： 　　为加强我局环境保护档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家环境保护总局《环境保护档案管理办法》，结合我局实际，制定了《山西省环境保护档案管理办法》，2006年2月17日经局党组会研究通过，现印发执行。 　　附件： 山西省环境保护档案管理办法 　　二00六年三月一日 　　附件： 　　山西省环境保护档案管理办法 第一章　总则 　　第一条　为加强我局环境保护档案管理，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和国家环境保护总局《环境保护档案管理办法》，结合我局实际，制定本办法。 　　第二条　环境保护档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位（以下简称“环保部门”），在环境保护活动中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 　　第三条　省局对全省环境保护档案工作实施统一监督管理，并在业务上受国家环境保护总局和省档案局的监督、指导和检查。 　　第四条　加强对不同门类和不同载体的环境保护档案的综合管理，建立、健全档案管理制度，保证环境保护档案的安全和有效利用。 　　采用先进技术，逐步实现环境保护档案管理的现代化。 　　第五条　档案管理工作纳入我局的发展规划和年度计划，并保障档案业务经费。 　　环境保护档案库的建设和环境保护档案管理所需仪器、设备及装具的购置经费，按有关规定从相应的资金渠道解决。 第二章　档案管理机构及其职责 　　第六条　档案工作是全局重要的基础建设，必须实行统一集中管理。 　　成立局档案管理领导组，组长由分管局长担任，副组长由办公室主任担任，领导组成员由各处处长和直属单位负责人组成。领导组下设档案管理办公室，主任由局办公室主任兼任。 　　局办公室负责局机关环境保护档案建设和管理，对局直属单位及下级环境保护行政主管部门的档案管理进行业务指导。 　　第七条　局办公室配备专职档案工作人员，具体负责管理和开发利用局机关各部门在工作中形成的各种门类或载体的档案资料。 　　局直属单位应当设立环境保护档案管理机构和专门的档案存放场所，并配备专职或者兼职档案工作人员。 　　第八条　文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作是各处室、各单位的一项基本任务，必须指定专人负责本部门文件材料的立卷归档工作。在日常工作中，每位工作人员都要做好本岗位文件材料的收集、整理工作，由专人按期立卷、归档并及时向局档案室移交。 　　第九条　局档案室履行下列职责： 　　（一） 贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法律、法规，结合我局的实际情况，制定档案管理制度； 　　（二） 对各处室的文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作进行指导，集中管理局机关的全部档案； 　　（三） 对各直属单位的档案工作进行业务指导和监督、检查；并组织环境保护档案的业务培训； 　　（四） 组织档案情息资源的开发，做好档案利用的服务工作。 　　（五） 参加重要科研成果验收、工程竣工和设备仪器开箱的文件材料验收工作。 　　第十条　档案工作人员必须严格遵守党和国家的各项法规、制度，忠于职守，热爱档案事业，刻苦钻研业务，并履行以下职责： 　　（一） 贯彻执行档案工作的方针、政策、法规及有关制度； 　　（二） 监督、指导和协助文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作； 　　（三） 检查、验收科技项目或者上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统； 　　（四） 负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，熟悉所保管的档案情况； 　　（五） 积极开展档案资源的开发利用工作； 　　（六） 遵守国家保密制度，不得造成档案的损毁、丢失、泄露；不得擅自提供、复制档案，确保环境保护档案的机密与安全。 第三章　文件材料的形成与归档 　　第十一条　按照国家档案管理规定，工作人员在公务活动中形成的、应当立卷归档的环境保护文件材料应由文件材料的经办处、室和经办人员负责及时收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交局档案室集中管理。任何处室或个人不得据为己有或者拒绝归档。 　　第十二条　各处室应当按照《山西省环境保护局文书档案立卷归档范围和程序》、《环境保护文件材料的归档范围、保管期限》有关规定，对本处室应归档文件材料及时进行立卷归档；归档的每一份案卷应由一组有内在联系或共同特征的文件组成；立卷时拟定简明确切的案卷标题，划定保管期限，填写卷内目录、备考表，最后装订成册。 　　凡需归档的文件材料，书写要工整，不得使用圆珠笔和铅笔书写。 　　第十三条　为规范处室档案建设与管理，增强立卷归档工作的操作性，各处室应根据本处室工作职责和具体工作任务或内容，逐项制定、实施归档程序和办法，并报局办公室备案。 　　第十四条　各处室及各位公务工作人员要把日常工作和各项业务活动中各类档案的形成与管理逐步纳入办公自动化管理系统，努力实现档案信息数据的收集、加工、整理、传输、归档全过程的计算机化。省环境信息中心应为实现局系统档案管理网络化、信息化开发技术支持系统，并做好运行维护工作。 　　在文件档案的形成过程中，要随时收集并整理成电子文件档案。凡归档的文件材料应同时提交电子版文件材料。 　　第十五条　环境保护档案工作实行下达环境保护任务与提出环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档要求同步；检查环境保护工作进度与检查环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收环境保护科技成果与鉴定、验收环境保护科技文件材料的立卷和归档同步；上报登记和评审奖励环境保护科技成果与档案管理机构出具证明材料同步等“四同步”管理。 　　第十六条　承担省环境保护局的科研项目或者工程任务的单位，在申请科研项目鉴定或者工程任务验收前，必须由省环境保护局档案室对应当归档的文件材料进行检查验收，并出具合格证明。 　　科研项目或者工程任务的档案未经验收或者经检查不符合要求的，不得对该项科研项目或者工程任务进行鉴定、验收。 　　第十七条　文件材料的归档应在以下时间内完成： 　　（一） 文书档案应由处室或者经办人员在次年六月底以前移交局档案室； 　　（二） 环境保护科研或者工程建设档案，应由下达科研项目或者工程任务的处室督促承担单位在成果鉴定或者工程验收后两个月内移交局档案室归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档； 　　（三） 重要的工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，应由会议组织单位在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理机构； 　　（四） 带有密级的环境保护文件材料，应由经办单位随时形成随时归档。 第四章　档案的管理 　　第十八条　环境保护档案的著录分类标引依照《中国档案分类法环境保护档案分类表》、《环境保护档案著录细则》进行。 　　第十九条　环境保护档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究及本局工程任务等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期具有利用价值的，应短期（15年以内）保存。 　　第二十条　环境保护档案的保存价值每五年应进行一次鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经过局档案鉴定小组鉴定，并报分管局长批准。 　　环境保护档案鉴定小组由局档案、保密机构和有关人员组成。 　　第二十一条　环境保护档案的销毁由局档案室执行，并报局保密和保卫机构备案。销毁档案时，由档案、保密或者保卫机构指派两人监督销毁并在销毁清册上签字。 　　档案销毁后，局档案室工作人员负责及时调整档案柜架并在目录及检索工具中做出相应的注明。 　　库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。 　　第二十二条　局办公室应建立健全档案统计制度，并经局领导批准，按时将统计结果汇总报上级环境保护行政主管部门和同级档案行政主管部门。 　　第二十三条　处室、单位撤销或变动时，应当妥善保管环境保护档案，向接收单位或局档案室移交。 　　工作人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得带走或毁弃。 　　第二十四条　档案专用库房必须配备和设置防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠（防有害生物）、防高温、防阳光直射等安全设施，保持适当的温度、湿度，并设专人管理。存放声像等特殊载体档案的装具，应当配备防磁化设施。 　　第二十五条　推进计算机技术在档案管理中的应用，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。实现计算机辅助立卷、检索。 　　档案管理自动化纳入局办公自动化体系并进入局计算机网络系统，电子档案文件及时归档，逐步实现文档一体化、网络化，提高档案现代化管理水平。 　　第二十六条　定期检查环境保护档案的保管状态，对破损或变质的档案应及时修复。 第五章　档案的利用 　　第二十七条　档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。局档案室应当编制各种检索工具，积极开发环境保护档案信息资源，为档案利用者提供方便。 　　第二十八条　局档案室应当开展档案的编研工作，并根据环境保护工作的实际需要，将已有档案加工成文摘、汇编或专题史料等不同类型的参考资料，为环境保护工作提供服务。 　　第二十九条　局机关保存的档案主要供本系统利用。 　　其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经局办公室负责人批准后方可查阅。 　　第三十条　查阅涉及党和国家秘密的环境保护档案必须经过分管档案工作的局领导及保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过局办公室负责人批准。 　　第三十一条　借用环境保护档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在环境保护档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。 　　借阅的档案一般不得带出档案室。 　　第三十二条　对局机关以外的工作人员利用环境保护档案，实行有偿服务，收费的范围和标准按国家有关规定执行。 第六章　奖励与处罚 　　第三十三条　凡有下列事迹之一的，给予表彰和奖励。 　　（一） 在环境保护档案的收集、整理或者开发利用方面做出显著成绩的； 　　（二） 对环境保护档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； 　　（三） 将个人所有的重要或者珍贵的环境保护档案捐赠给国家的； 　　（四） 执行档案法律、法规表现突出的。 　　第三十四条　违反本办法有下列行为之一的，对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿损失； 　　（一） 损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的环境保护档案； 　　（二） 将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理机构移交的； 　　（三） 擅自提供、抄录或者公布有密级档案的； 　　（四） 涂改、伪造档案的； 　　（五） 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 　　第三十五条　档案工作对各项评优活动实行一票否决制。各有关处室、单位无故不能按期向档案室移交符合要求的应交档案资料的，处室和处室主要负责人及其专门负责人不得在本年度各类考核评比中评优、获奖。 第七章　附则 　　第三十六条　本办法自公布之日起施行。