一、采用合规体系能够向社会明确表明:公司坚决承诺将做诚实和负责的企业公民
声誉是公司最宝贵的资产之一,而声誉一旦受损,就极难恢复。实施有效的合规体系可以预防欺诈和滥用职权,和/或及早发现并及时适当解决不当行为,从而维护和提升组织的声誉。
二、合规体系可以加强员工与生俱来的是非意识
人们有一种与生俱来的公平竞争意识,希望其所在的组织对好的行为进行奖励、对错误的行为进行处罚。拨打热线电话或审查合规手册不仅能满足这种需求,而且可能会发现那些可能引发道德和法律问题的苗头。为员工提供向管理层表达其担忧并获得积极回应的途径,能够加强领导层与员工之间的信任关系。
三、有效的合规体系有助于企业履行对政府、社会和合作伙伴的法律责任
通过对某项目或服务的履行,组织能够明确说明该等履行行为是合规的,且所提供的服务符合程序要求。通过签订合同,组织能够明确申明所达成的协议、所提供的服务和所执行的行为均符合法律要求。对履行过程的内部监督是合规体系的组成部分,有助于确保组织所履行行为的准确性。
四、合规体系具有成本效益
尽管实施有效的合规体系需要投入大量资源,但对比欺诈调查、抗辩等造成的影响和费用相比,这些支出显然微不足道。此外,合规活动能够加强业务和财务的沟通和监督,从而提高效率和简化流程。
五、合规体系能够更精确地掌握涉及欺诈和滥用职权的员工和供应商的行为
有效的合规体系能够持续培训员工和承包商,监督其理解和遵守体系政策,以及能够建立针对违反公司行为准则的惩戒机制。通过这些机制,供应商可以合理保证其行为符合适用规则的要求。
六、有效的合规体系能提高对客户的审慎程度
行为准则是综合合规体系的组成部分,规定了公司作为一家提供有价值的项目或服务的公司的愿景。愿景声明本身可以通过对员工培训、持续的自我评估和对发现的不足之处的迅速反应等方式实施,且愿景声明能够增强供应商且提高其供货质量或服务的能力。
七、合规体系能够对不当行为进行快速纠正
有效的合规体系能够针对可能出现的问题提供迅速高效的既定应对程序。通过早期的发现和报告,公司可最大限度地减少虚假申报、违规调查和其他监管机构施加的处罚和制裁,减少和/或合同违约罚款和影响给企业带来的损失。从而,可以降低公司遭受民事赔偿和处罚以及刑事和行政制裁的风险。
八、有效的合规体系可降低政府实施制裁的可能性
即使是已经实施合规体系的公司也有可能发生违反适用法规和规章的行为。美国量刑委员会的《组织量刑指南》规定,如果组织已经采取有效体系预防和发现违法违规行为,则可以减少刑事处罚。政府人员非常重视在政府展开调查之前是否已经实施有效的合规体系。此外,政府调查人员更倾向于宽大处理表现出愿意提供所要求的信息、愿意接受和配合调查、并积极主动地采取纠正行动的个人和实体,特别是如果已制定合规体系,则会更加乐意给予宽大处理。
九、自愿执行合规体系胜过被政府强制签署公司诚信协议
如果一家公司试图解决其针对提交虚假申报或其他违规要求的责任问题,政府必须决定是否应将该公司或个人视为体系的例外情况。一般而言,只有在公司或个人已采取严防发生滥用职权行为措施的情况下,政府才会同意免除其排除权。如果该组织并未实施有效的合规体系,则政府会要求根据强制性企业诚信协议项下条款规定制定一份可执行的合规体系。诚信协议详细规定了政策、培训、审计和举报方面的要求,有效期通常为三到五年,并涉及政府对组织的实质性监督。
十、有效的公司合规体系可保护公司董事免于承担个人责任
公司董事的受托责任要求其需充分了解公司的运营和财务情况。实施旨在确保遵守适用法律要求的有效合规体系,即可视为已满足本项注意义务。
避免处罚和罚款也许是组织实施合规体系的主要动机之一。如果政府发现某组织存在欺诈和滥用职权的行为,可能会施以严厉处罚。可能会进而带来不良的财务影响。
如果并未实施合规体系,则可能会提高遭受“公益代位诉讼”的威胁。
以美国为例:《反虚假申报法案》(简称FCA)授权美国政府调查欺诈案件并提起民事诉讼。《反虚假申报法案》从美国内战期间开始实施,旨在管控战争时期出现的价格垄断,允许公民个人以美国的名义对某个组织提起民事诉讼。该法为公民个人挺身而出提供了巨大的经济激励。这种诉讼被称为“公益代位诉讼”。Qui tam指举报人。该术语源自拉丁语 “Qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur”或“以国王名义并为自己利益提起诉讼者”的缩写。
在欺诈和滥用职权的诉讼中,举报人有资格获得15%至25%的和解金。以HCA公司为例,其追偿额达6.41亿美元,其中举报人追偿部分占15%,约合9600万美元。一些政府倡导形成通畅的举报环境,无论举报人是否尝试过在企业内部解决问题,都会得到奖励。有些组织甚至在经政府直接告知前,丝毫未察觉存在相关问题。
政府也可以强制要求组织签署企业诚信协议(简称CIA)。为了避免冗长而昂贵的诉讼,与政府谈判签署企业诚信协议的组织不允许任何过错或责任,但需服从政府实施的纠正行动计划。企业诚信协议的期限通常为3至5年,有些甚至会延长至8年或10年。此外,签署企业诚信协议后会有更多突击审计,后续工作要求越来越严格。此外,会有大量的举报要求。部分情况下,将由政府指定的督导负责组织的合规体系。否则,还有一种费用昂贵的可选方案,政府可能会要求有关组织持续采购独立审查组织(简称IRO),通常是一家咨询或会计公司的服务,以监督组织是否遵守该计划。
被认定犯有欺诈罪的组织还将被处以罚款。1984年,美国国会颁布了《1984年量刑改革法案》,旨在纠正联邦判决中存在的不公平现象。该项立法包括《联邦量刑指南》,其中包括罚金估算指南和 “罪责分”详细计算方法。如符合以下因素项,则将计一个“罪责分”,且可累计:
(1)如属高级员工“参与、纵容或蓄意无视犯罪行为"
(2)如属累犯
(3)如阻碍政府展开调查
(4)如属于普遍知悉或容忍违规行为
此外,另有四个可减轻处罚的因素项:
(1)即使出现违反行为,但如该组织已实施有效的合规方案
(2)如该组织及时举报违规行为
(3)如该组织积极配合政府调查人员
(4)如该组织已承担违规行为引发的责任
上述因素会将极大影响罚金金额的确定。通过上述因素,我们可以深入了解政府对合规体系的态度。
虽然未规定“一刀切式”合规体系,但通用的七大基本合规要素,任何组织均可根据其具体需求和财务现况进行适当调整。每个有效的体系都必须遵守上述七大基本要素,该体系的七大基本要素分别是:
1、成文的行为标准、政策和程序
2、指定首席合规官员和其他适当机构
3、有效的教育和培训
4、合规性监督的审计和评价技术
5、建立举报程序和投诉程序
6、适当的惩罚机制
7、系统性问题的调查和补救措施
企业应向所有员工和商业伙伴分发,并确保其阅读和仔细研究上述指南,因为它们是构成良好合规体系的基础要素。
来源:合规官
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