深圳经济特区城市建设档案管理规定

深圳经济特区城市建设档案管理规定 (1994年1月29日深圳市人民政府修订发布) 第一章 总 则 第一条 为了加强深圳经济特区城市建设档案(以下简称城建档案)工作，根据《中华人民共和国档案法》、建设部及国家档案局的有关规定，结合深圳经济特区(以下简称“特区”)具体情况，制定本规定。 第二条 城建档案是城市规划、建设、管理工作中形成的应归档保存的各种图纸、图表、文字材料、模型、样品、照片、影片、录相、录音等技术文件材料的总称。它是历史的原始真实记录，是城市建设和管理的重要依据及信息资源。 第三条 城建档案工作是城市建设的重要组成部分。凡在特区内进行城市建设、管理的各机关、部队、院校、团体、企事业单位都应依照本规定搞好城建档案工作。 第四条 特区城建档案工作实行统一领导、统一制度、同一标准、集中分级管理的原则。 第二章 管理机构和职责 第五条 市城建档案管理处是市政府管理城建档案的专门机构；市城建档案馆是收集、保管、提供利用城建档案的科技事业单位。两部门合署办公，归口市政府建设行政主管部门领导。业务上受市档案局指导。其主要职责是： (一)负责集中统一管理和指导全市的城建档案工作；起草、制订城建档案工作法规性文件、标准、规范；进行业务培训；组织全市性的检查评比；协调城建档案工作与其它工作之间的关系。 (二)参加城市建设工程的竣工验收；审查接收需长期、永久保存的城建档案。 (三)对接收进馆的档案进行科学的系统管理；积极为城市规划、建设、管理、科研等工作提供服务。 (四)利用声像、影视等手段广泛积累城市建设的档案材料，不断丰富馆藏。开展编研工作，使市城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市信息的中心。 第六条 各区、建设系统的各局、集团(总)公司、有关专业公司和施工单位应分别设立城建档案室，建立以市城建档案馆为中心，各单位档案室为基础的档案管理网。 第七条 各城建档案室应建立和健全城建档案管理的各项规章制度，配备库房和必要的装具，确保工作的正常开展。其主要职责是： (一)负责收集本单位的城建档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为本单位生产、建设、管理及科研提供服务。 (二)检查、督促、指导所属单位的城建档案工作，并参加本单位建设工程的竣工验收。 (三)根据本规定，按时向市城建档案馆移交档案。接受市城建档案管理处的业务指导。积极参加市城建档案系统组织的各项活动。 第三章 管理范围 第八条 深圳经济特区城建档案分两级管理，市城建档案馆为一级管理单位，各单位城建档案室(或综合档案室)为二级管理单位。 第九条 市城建档案馆接收管理以下档案： (一)市政、公用工程档案，包括：道路、隧道、桥梁、铁路、港口、码头、机场、防洪、涵洞、电讯、消防、供电、供水、排水、供气、供热以及地下地上各种管线工程(含部队、公安、海关、边检等所有的直埋通讯线路)和文教、卫生、广播、电视、体育、环保、环卫、城市雕塑等市政公用设施档案； (二)本市确认的重点工程的档案； (三)符合下列条件之一的办公、商业、住宅、综合楼等其它单位建设工程的档案： 1、十层以上(含十层)； 2、投资在五百万元以上(含五百万元)； 3、建筑面积一万平方米以上(含一万平方米)。 (四)设计新颖，有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案。 (五)住宅区、工业区总体档案材料(见归档范围细则)、同一类型的单位建筑报送一套完整的竣工档案。 (六)规划档案，包括： 1、总体规划； 2、分区规划； 3、详细规划； 4、专业规划； 5、工程规划； 6、编制规划所依据的基础材料。 (七)测绘档案，包括： 1、控制测绘成果； 2、地形测量； 3、摄影测量、航测相片； 4、地质勘察资料。 (八)土地管理档案，包括： 1、土地利用规划； 2、土地划拨和土地拍卖材料。 (九)建筑及施工管理档案，包括： 1、方案审批； 2、建筑报建许可证； 3、招、投标材料； 4、施工批准书； 5、质量、安全检查评比材料； 6、竣工验收、质量评定汇总材料； 7、施工队伍注册材料； 8、优质样板工程评定材料； 9、施工统计报表。 (十)环境保护档案，包括： 1、城市环境保护规划； 2、城市环境污染源的调查及监测统计，环境评价材料； 3、环境治理工程材料。 (十二)住宅管理档案，包括： 1、住宅区维修、改建竣工档案； 2、房改有关文件材料； 3、批准房屋出售的有关材料。 (十三)城市管理档案，包括： 1、城市园林绿化、名胜古迹档案； 2、城市环境卫生设施分布材料； 3、在城市管理方面获得省级以上的荣誉材料； 4、颁发的城市规划、建设、管理法规。 本条(一)至(四)项规定的工程按归档范围要求报送全套完整的竣工档案和系统的照片、录像档案，没有条件拍摄的单位，可委托市城建档案馆或有关单位拍摄。 本条第(十)项规定的产权档案，由于使用频繁，设专门库房，由产权管理部门派人管理，接受市城建档案管理处的监督、检查和指导，并定期向市城建档案管理处报送有关统计报表。第十条第九条规定范围之外的、在市规划部门报建的工程，其竣工档案经市城建档案馆审查合格后，由各系统各单位档案室管理，但移交书和验收证明书应报市城建档案馆备案。 各区和有独立报建及验收权的单位，按第九条规定范围向市城建档案馆移交档案，第九条规定范围以外的城建档案由各区和各单位档案室审查保存。 第四章 归档要求 第十一条工程竣工档案由建设单位按下列要求汇总移交。 (一)属于进市城建档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起六个月内移交完毕；不属于进市城建档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起三个月内移交完毕。 (二)属于进市城建档案馆的工程竣工档案，要求做到一式三套，原件交市市城建档案馆，其它两套交建设(或主管单位)和使用单位。不属于进市城建档案馆的档案，应做一式两套，原件交建设(或主管)单位，另一套交使用单位。遇特殊情况需增加竣工档案套数的，由建设单位统筹考虑解决。 (三)归档的城建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编制和书写。 (四)城建档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，防止内容脱节。 (五)竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人审核签字，加盖“竣工图”章。对地下隐蔽工程，应有隐蔽记录简图、复盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。 (六)城建档案的整理装订。文字材料以十六开纸规格为标准。不够大的进行裱糊，去掉材料内的金属物，采用市城建档案管理处统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅，按顺序档案盒。 (七)整理好的工程竣工档案，由建设单位向城建档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备。 第十二条 规划、国土、测绘、环保、建筑报建、施工管理及住宅、城管等档案的移交应符合以下要求： (一)建设系统各部门形成的档案每年年底向各局档案室移交，由各局档案室汇总后在次年三月份之前向市城建档案馆移交，如只有一份，并且在短期内经常使用的，可在局档案室保存两年，第三年一季度内向市城建档案馆移交。 (二)建设系统各局形成的档案一般按项目或内容立卷，保持项目或文件内容的完整性。每一卷应书写卷内目录，采取散装的办法放入档案盒内，一个项目装一盒或若干盒。移交时由档案室填写移交书一式两份，随档案一起移交。 第五章 档案的管理和利用 第十三条 市城建档案馆和各单位档案室对接收的档案应及时登记，科学排列，编制检索工具，有条件的单位可采用电脑检索。 第十四条 档案管理部门应认真做好档案的鉴定及保管工作，档案库房应严格按“七防”要求，定期检查，对破损及变质的档案应及时采取补救措施，对特别重要的档案应严格保密，确保其安全无损。 第十五条 积极开展档案利用工作，任何单位因工作需要可查阅档案，充分发挥市城建档案在城市建设和管理中的作用。 第六章 竣工档案保证金 第十六条 档案保证金是保证竣工档案完整、合格、及时、归档的一种经济手段。凡在特区范围内申报的建设工程，建设单位在工程报建前应向市城建档案馆或区及有关档案室交纳工程档案保证金，交纳保证金的回执为办理建筑报建应提供的材料之一。竣工档案按规定合格移交后，保证金原数退还交款单位。 第十七条 交纳档案保证金标准。凡属于第九条(一)至(四)项的工程按工程总投资额的1%交纳；住宅小区及其它一般性建设工程，可按０.５%交纳。最高不超过十五万元。 第七章 法律责任 第十八条 未按规定交付档案保证金的工程，建设行政主管部门不予办理建筑报建和施工报建手续。 第十九条 验收工程时，发现档案不真实、不齐全的，验收部门应责令建设单位限期改正，在限期内未改正的，不予验收。 第二十条在施工过程中，由于不重视档案工作造成部分档案材料丢失和损坏的，城建档案管理处应责成责任单位补制档案，并扣罚10%的保证金。 工程竣工后，不按规定时间移交档案的，超过一个月，扣罚5%的保证金；超过一年仍不交档案的，或不在限期内补制档案的，除扣罚所有保证金外，由建设行政主管部门分清责任，给予处罚；属于建设单位的责任，暂停其新工程的报建；属施工单位的责任，暂停其参加工程投标。档案移交后，恢复工程报建或工程投标。 第二十一条 建设系统机关各部门形成的档案，必须按规定向档案部门移交，集中管理。任何个人不得据为己有。违反者由其所在单位给予行政处分。 第二十二条 档案管理人员未按规定妥善保管档案，造成档案遗失、损坏、不齐全者，情节轻微的，给予行政处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第二十三条在档案利用中，发现档案与实际不符，城建档案管理处有权责令原建设单位重新编制，并赔偿由此造成的一切损失。 第二十四条 违反本规定情节严重构成犯罪的，依法追究责任人员的刑事责任。 第八章 附 则 第二十五条 本规定自颁之日起施行。