山西省劳动用工备案办法

山西省人力资源和社会保障厅于印发《山西省劳动用工备案办法》的通知 （晋人社厅发〔2011〕130号） 各市人力资源和社会保障局，省直有关单位，省属大中型企业、中央驻晋单位、外商投资企业： 　　2007年4月，为规范劳动用工秩序，加强劳动用工管理，根据国家关于建立劳动用工备案制度的要求，我省制订实施了《山西省劳动用工备案暂行办法》，对于构建和发展和谐稳定的劳动关系，实施对用人单位签订、解除或者终止劳动合同的动态监管，发挥了重要作用。为深入推进劳动用工备案工作，2010年1月1日起施行的《山西省劳动合同条例》明确规定，“用人单位与劳动者建立、解除或者终止劳动关系的，应当按照国家有关规定报县级以上人民政府人力资源和社会保障部门备案”。为进一步加强劳动用工备案制度建设，我厅在总结近年来工作实践的基础上，制订了《山西省劳动用工备案办法》，现印发你们，请认真贯彻执行。 　　附件： 　　1、劳动用工备案表 　　2、劳动用工备案表逻辑关系和填写要求 　　二〇一一年九月一日 　　山西省劳动用工备案办法 　　第一条　为规范劳动用工秩序，加强劳动用工管理，深入推进劳动合同制度实施，维护劳动者和用人单位的合法权益，根据《劳动合同法》、《山西省劳动合同条例》、《关于建立劳动用工备案制度的通知》（劳社部发〔2006〕46号）及有关规定，结合山西实际，制定本办法。 　　第二条　山西境内的各类企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织（以下简称“用人单位”），依法招用劳动者形成劳动关系，适用本办法。 　　国家机关、事业单位、社会团体与劳动者建立劳动关系，劳动用工备案依照本办法执行。 　　第三条　本办法所指的劳动用工备案，是指用人单位按规定向人力资源社会保障行政部门报告劳动用工情况，人力资源社会保障行政部门对其用工主体资格、劳动合同签订、续订、解除、终止、工资支付、参加社会保险等情况进行监督管理并登记备案的行为。 　　第四条　县级以上人力资源社会保障行政部门是劳动用工备案的主管部门。 　　第五条　各级人力资源社会保障部门的劳动关系、社会保险、劳动保障监察、信息服务等机构要加强协调联动，共同做好劳动用工备案工作。 　　第六条　中央驻晋和省属用人单位、外商投资企业到省级人力资源社会保障行政部门办理劳动用工备案手续，省厅每季度将用人单位劳动用工备案情况通报所在市人力资源社会保障行政部门。市、县级劳动用工备案管辖范围由市级人力资源社会保障行政部门作出规定。 　　第七条　用人单位初次办理劳动用工备案，应当准备下列材料，到人力资源社会保障行政部门办理劳动用工总体情况备案手续。 　　（一）用人单位营业执照或者组织机构代码证； 　　（二）劳动合同书样本； 　　（三）《用人单位劳动用工基本情况备案表》； 　　（四）《用人单位劳动关系人员基本情况备案表》。 　　第八条　用人单位完成初次备案后，每年初应当对本单位上年度的劳动用工变化情况特别是劳动合同签订、解除、终止和工资发放、社会保险等情况，进行统计汇总，更新相关资料，并于第二季度到人力资源社会保障行政部门办理劳动用工情况年度更新备案。 　　第九条　用人单位办理劳动用工情况年度更新备案，应准备下列资料： 　　（一）更新后的《用人单位劳动用工基本情况备案表》； 　　（二）更新后的《用人单位劳动关系人员基本情况备案表》。 　　第十条　用人单位新招职工或者与职工续订劳动合同的，应当自招用或者续订劳动合同之日起一个月内，到人力资源社会保障行政部门办理劳动用工备案；用人单位与职工终止或者解除劳动合同的，应当在终止或解除劳动合同后15日内，到人力资源社会保障行政部门办理劳动用工备案。 　　第十一条　劳务派遣单位作为《劳动合同法》规定的用人单位，应当按照本规定办理劳动用工备案。 　　第十二条　用人单位名称、法定代表人、经济类型、组织机构代码发生变更后，应当在30日内比照初次办理劳动用工基本情况备案规定携带有关材料，办理劳动用工备案变更手续。 　　第十三条　人力资源社会保障行政部门应当对用人单位报送的有关材料进行审核，对符合备案条件的，应在有关资料相应栏目内签注“已备案”字样，并加盖“劳动用工备案专用章”印鉴。 　　第十四条　人力资源社会保障行政部门在办理劳动用工备案时，对发现的用人单位存在的问题，应当及时通知用人单位改正。 　　第十五条　人力资源社会保障行政部门应当自收到用人单位有关材料之日起，对符合条件的15日内办结劳动用工备案手续。15日内人力资源社会保障行政部门未提出异议的，视为已办结劳动用工备案手续。 　　第十六条　各级人力资源社会保障部门及用人单位，应当在省级人力资源社会保障部门的统一部署下，采用国家研发并免费推广使用的劳动用工备案管理系统，推进劳动用工备案信息化进程，建立本地区劳动用工基础数据库。 　　第十七条　每年12月下旬人力资源社会保障行政部门应当向上一级人力资源社会保障行政部门报告本年度劳动用工备案情况。 　　第十八条　人力资源社会保障行政部门应当指导用人单位做好劳动用工备案工作，并为用人单位办理劳动用工备案提供便利和服务。 　　第十九条　人力资源社会保障部门在为用人单位办理社会保险、评优评先、相关资质认证等事宜时，应当将用人单位劳动用工备案的数据资料，作为主要依据。 　　第二十条　县级以上人力资源社会保障行政部门对用人单位劳动用工备案情况实施监督检查，监督检查的内容包括用人单位主体资格、备案内容和程序的真实性合法性等。 　　第二十一条　用人单位的劳动用工备案情况，列入劳动保障监察年审及专项执法检查的内容。 　　第二十二条　县级以上人力资源社会保障行政部门对用人单位劳动用工备案情况实施监督检查时，有权查阅与劳动用工密切相关的劳动合同、工资发放、社会保险、职工名册等有关资料，有权对劳动场所进行实地检查，用人单位应当如实提供相关情况和材料。 　　第二十三条　人力资源社会保障行政部门的工作人员进行监督检查，应当出示证件，依法行使职权，文明执法。 　　第二十四条　用人单位不按照本办法进行劳动用工备案的，由县级以上人力资源社会保障行政部门责令改正；拒不改正的，按照《山西省劳动合同条例》第四十一条的规定予以处罚。 　　第二十五条　任何用人单位和个人对违反本办法的行为，均有权向人力资源社会保障行政部门举报投诉。人力资源社会保障部门对属实的投诉举报情况，应当及时立案、调查，依法予以处理。 　　第二十六条　本办法自发布之日起施行。2007年4月原省劳动保障厅制订的《山西省劳动用工备案暂行办法》同时废止。 　　附件1：用人单位劳动用工基本情况备案表 　　备案表（一） 　　截止日期：　　　　年　　月　　日 单位 　　名称 　 法定代表人 　 所有制 　　性质 　 上级主 　　管部门 　 登　记 　　注册地 　 实　际 　　经营地 　 组织机构代码 　 社会保险登记证号 　 详细通信地址 　 邮政编码 　 上年度职工工资总额（万元） 　 上年度在岗职工 　　人均月工资（元） 　 累计拖欠职工工资总额（万元） 　 拖欠工资涉及职工人数 　 单位空缺岗位（人） 　 劳动 　　合同 　　签订 　　情况 劳动关系人员数 　 男职工 　 女职工 　 在岗职工 　　人数 　 非在岗职工 　　人数 　 应签订劳动合同人数 　 实签订人数 　 合同签订率% 　 实签劳动合同 　　期限统计 签订以完成一定工作任务为期限的劳动合同人数 　 签订3年以下劳动合同人数 　 签订3-10年劳动合同人数 　 签订10年以上劳动合同和无固定期限劳动合同人数 　 在岗职工中 　　农民工人数 　 农民工签订合同人数 　 农民工劳动合同签订率 　 其他 　　情况 使用劳务 　　派遣人数 　 退休返 　　聘人数 　 在册职工中残疾职工数 　 参加 　　社会 　　保险 　　情况 保险类别 养老保险 医疗保险 失业保险 工伤保险 生育保险 应参保人数 　 　 　 　 　 实参保人数 　 　 　 　 　 用人 　　单位 　　盖章 　　年　　 月　　 日 人力资源社会 　　保障行政 　　部门意见 　　年　　 月　　 日 "说明：此表一式两份，人力资源社会保障行政部门、用人单位各执一份； 　　填表人：　　　　　　　联系电话：　　　　　　　 填表日期：　　　　年　　 月　　 日 　　备案表（二） 　　用人单位（章）：　　　　　　　　　　　　　 截止日期：　　　 年　　 月　　 日 序 号 姓　名 性别 居民身份证号 本单位工作年限（年） 工　种 是否特殊工种 劳动合同 　　开始时间 劳动合同 　　终止时间 在册职工分类 是否 　　农民工 是否残疾职工 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　　备案表（三） 　　用人单位（章）： 　　截止日期：　　　　　年　　　 月　　　 日 序 号 姓　名 性别 居民身份证号 本单位工作年限（年） 合同终止/解除人员类别 原劳动合同开始日期 原劳动合同终止日期 终止或解除合同日期 是否应支付经济补偿 经济补偿金额（元） 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　　附件2： 劳动用工备案表逻辑关系和填报要求 　　一、报表基本要求 　　1、用人单位首次到人力资源社会保障行政部门进行劳动用工备案，可以以独立法人也可以以企业集团形式办理有关手续，但备案单位一旦确定，以后不能随意变动。 　　2、用人单位主要采用EXCEL电子文档报送各类用工备案表，备案表一、表二、表三可到省人力资源社会保障厅网站下载。 　　3、用人单位要严格按照填报要求填写有关信息和数据，以利将来与劳动用工管理信息系统和相关软件对接。 　　二、备案表一的逻辑关系和填报要求 　　1、单位名称使用全称，统一以上级批准或注册登记时的名称为准。 　　2、所有制性质在“国有经济、集体经济、股份制经济、私营经济、外商投资经济、港澳台投资经济、个体经济、乡镇企业”中选择一种填写。 　　3、人数统计统一使用阿拉伯数字，填写样式如20。 　　4、工资数额取整数，填写样式如2000。 　　5、在册职工中包括农民工，但不包括离退休人员、劳务派遣人员、在校实习学生、退休返聘人员。 　　6、在册职工人数＝男职工人数＋女职工人数； 　　在册职工人数＝在岗职工人数＋不在岗职工人数。 　　7、在册职工人数≥在岗职工人数≥农民工人数。 　　8、应签订劳动合同人数≤在册职工人数。 　　9、实签劳动合同人数＝签订以完成一定工作任务为期限劳动合同人数＋签订3年以下劳动合同人数＋签订3-10年劳动合同人数＋签订10年以上劳动合同和无固定期限劳动合同人数。 　　10、3年以下不含本数，3-10年包含本数。 　　11、“合同签订率%”取整数，如90。 　　三、备案表二的填报要求 　　1、“序号”从1开始顺序编码。 　　2、“在本单位工作年限”计算到月，不足一年按一年计算。填写样式如8。 　　3、“工种”在“单位负责人、专业技术人员、管理人员、其他”中选择一类填写。 　　4、“是否特殊工种”填写“是”或“否”。 　　5、“劳动合同开始时间”按照年月日顺序填写，年份取四位数，月份和日期取两位数，中间用中横杠隔开，如“1998-01-01”。 　　“劳动合同终止时间”填写格式同“劳动合同开始时间”。如果职工与单位签订了无固定期限劳动合同，只填开始时间，不填终止时间。如果职工与单位没有签订劳动合同，既不填开始时间，也不填终止时间。 　　6、关于“在册职工分类”，用人单位在进行劳动用工基本情况备案时，在“在岗、内退、待岗、其他”中选择一种填写； 　　在新招或续用职工备案时选填“新招”或“续用”。 　　7、“是否农民工”填“是”或“否”。 　　8、“是否残疾职工”填“是”或“否”。 　　四、备案表三的填报要求 　　1、“序号”从1开始顺序编码。 　　2、“在本单位工作年限”计算到月，不足一年按一年计算。填写样式如8。 　　3、“合同终止/解除人员类别”选填“终止”或“解除”。 　　4、“原劳动合同开始时间”、“原劳动合同终止时间” 按照年月日顺序填写，年份取四位数，月份和日期取两位数，中间用中横杠隔开，如“1998-01-01”。 　　5、“终止或解除合同日期”填写格式同上。 　　6、“是否应支付经济补偿”选填“是”或“否”。 　　7、“经济补偿金额”取整数，如1250。 ------End------